Privacyverklaring

LucentDetail is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bedrijfsgegevens

Voor vragen over privacy of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande contactgegevens.

Welke persoonsgegevens wij verwerken, is afhankelijk van de manier waarop u contact met ons heeft en van de diensten waarvan u gebruikmaakt.

Wij kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adres- en locatiegegevens wanneer deze noodzakelijk zijn voor een mobiele behandeling, ophaal- of brengservice;
• voertuiggegevens, zoals merk, model, uitvoering, voertuigformaat en kenteken;
• informatie over de staat, behandeling en onderhoudshistorie van het voertuig;
• gegevens die u verstrekt bij een offerteaanvraag, afspraak of andere aanvraag;
• afspraken, offertes, opdrachten en informatie over uitgevoerde behandelingen;
• foto's en video's van het voertuig wanneer deze noodzakelijk zijn voor inspectie, documentatie, uitvoering of kwaliteitscontrole;
• factuur-, betaal- en administratieve gegevens;
• correspondentie via e-mail, telefoon, WhatsApp, formulieren of andere communicatiekanalen;
• technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en gegevens over websitegebruik, voor zover deze worden verwerkt;
• cookievoorkeuren en overige gegevens die via toegestane cookies of vergelijkbare technieken worden verzameld.

Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.

Contact, aanvragen en offertes

Wanneer u contact met ons opneemt of een offerte aanvraagt, gebruiken wij uw gegevens om uw aanvraag te beoordelen, vragen te beantwoorden, een prijsindicatie of offerte op te stellen en eventueel een afspraak voor te bereiden.

De verwerking vindt plaats omdat dit noodzakelijk kan zijn om op uw verzoek stappen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst of op basis van ons gerechtvaardigd belang om zakelijke communicatie af te handelen.

Uitvoering van onze diensten

Wanneer u een behandeling bij LucentDetail boekt, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn om de afgesproken dienstverlening uit te voeren.

Hieronder vallen onder andere:

• het plannen en bevestigen van afspraken;
• identificatie van het betreffende voertuig;
• communicatie over de behandeling;
• inspectie en documentatie van de voertuigstaat;
• uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden;
• ophaal- en brengservice indien afgesproken;
• oplevering en eventuele nazorg.

De grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst.

Klant- en behandeldocumentatie

Wij kunnen informatie over een voertuig, eerdere behandelingen, gebruikte beschermingsproducten, bijzonderheden en relevante communicatie bewaren om onze dienstverlening correct uit te voeren, onderhoud te kunnen adviseren, kwaliteit te bewaken en eventuele vragen of geschillen achteraf te kunnen beoordelen.

Deze verwerking vindt plaats voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst en/of op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige bedrijfsvoering en het kunnen vaststellen, onderbouwen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Facturatie en financiële administratie

Wij verwerken noodzakelijke persoonsgegevens voor:

• facturatie;
• betalingen;
• debiteurenadministratie;
• boekhouding;
• belastingaangiften;
• overige wettelijke administratieve verplichtingen.

Deze verwerking vindt plaats op basis van wettelijke verplichtingen en, waar van toepassing, de uitvoering van de overeenkomst.

Foto's en video's

LucentDetail kan foto's en video's maken van een voertuig voor onder andere:

• inspectie voorafgaand aan een behandeling;
• vastlegging van bestaande schade of bijzonderheden;
• documentatie van werkzaamheden;
• kwaliteitscontrole;
• vastlegging van het behaalde resultaat.

Wanneer beeldmateriaal voor marketing, portfolio, website of sociale media wordt gebruikt en het materiaal persoonsgegevens bevat waardoor een klant redelijkerwijs identificeerbaar kan zijn, vragen wij waar nodig vooraf toestemming.

Wanneer toestemming de grondslag voor publicatie vormt, kan deze toestemming voor toekomstig gebruik worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Waar redelijkerwijs mogelijk kunnen kentekens of andere identificerende kenmerken vóór publicatie worden afgeschermd.

Website, beveiliging en technische werking

Technische gegevens kunnen worden verwerkt om:

• de website correct te laten functioneren;
• beveiligingsincidenten en misbruik te voorkomen;
• technische problemen vast te stellen;
• de website en gebruikerservaring te verbeteren.

Voor zover hiervoor persoonsgegevens worden verwerkt, gebeurt dit op basis van een gerechtvaardigd belang of toestemming wanneer de wet dit vereist.

Wettelijke verplichtingen en juridische bescherming

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of om onze rechten en belangen te beschermen.

Dit kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn bij een geschil, verzekeringskwestie, betalingsprobleem, fraudeonderzoek of verzoek van een bevoegde overheidsinstantie.

LucentDetail neemt geen besluiten met aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor personen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.

Digitale systemen kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeld prijsindicaties, aanvragen of administratieve processen te ondersteunen, maar belangrijke beslissingen over dienstverlening worden niet uitsluitend door een geautomatiseerd systeem genomen.

LucentDetail bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn vereist.

Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:

Financiële en fiscale administratie

Gegevens die onderdeel uitmaken van onze wettelijke administratie bewaren wij in beginsel gedurende zeven jaar of langer wanneer de wet dit vereist.

Aanvragen die niet tot een opdracht leiden

Gegevens uit aanvragen, offertes of communicatie die niet tot een klantrelatie leiden, bewaren wij in beginsel maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij er een geldige reden bestaat om de gegevens langer te bewaren.

Klant-, opdracht- en behandeldocumentatie

Gegevens over klanten, afspraken, voertuigbehandelingen, relevante correspondentie en interne documentatie kunnen in beginsel tot vijf jaar na de laatste behandeling of het einde van de klantrelatie worden bewaard, tenzij een langere of kortere termijn noodzakelijk of wettelijk vereist is.

Foto- en videodocumentatie

Interne documentatie wordt niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk voor het doel waarvoor deze is gemaakt.

Beeldmateriaal dat met geldige toestemming voor portfolio- of marketingdoeleinden wordt gebruikt, kan worden bewaard zolang het betreffende gebruik relevant is of totdat de toestemming voor toekomstig gebruik wordt ingetrokken, voor zover verwijdering redelijkerwijs mogelijk en juridisch vereist is.

Website- en cookiegegevens

De bewaartermijn is afhankelijk van het betreffende systeem of cookie. Waar van toepassing wordt hierover aanvullende informatie verstrekt via de cookie-instellingen of ons cookiebeleid.

Na afloop van een bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring noodzakelijk of wettelijk toegestaan is.

LucentDetail verkoopt geen persoonsgegevens.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met externe partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.

Dit kunnen onder andere zijn:

• leveranciers van websitehosting en technisch beheer;
• leveranciers van zakelijke e-mail- en communicatiediensten;
• softwareleveranciers voor planning, offertes, administratie of klantbeheer;
• boekhouders, accountants en administratieve dienstverleners;
• banken en betalingsdienstverleners;
• IT- en cloudleveranciers;
• verzekeraars, juridische adviseurs of andere professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is;
• bevoegde overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens uitsluitend namens LucentDetail verwerkt, worden waar vereist afspraken gemaakt over de bescherming en verwerking van deze persoonsgegevens.

Sommige partijen, zoals banken, communicatieplatforms of overheidsinstanties, kunnen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn voor hun eigen verwerking.

Wanneer u ervoor kiest om via WhatsApp, sociale media of een ander extern platform met LucentDetail te communiceren, worden persoonsgegevens tevens verwerkt door de aanbieder van dat platform.

LucentDetail heeft geen volledige controle over de wijze waarop dergelijke externe partijen persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden verwerken.

Wij adviseren daarom geen informatie via dergelijke kanalen te verstrekken die niet noodzakelijk is voor uw aanvraag of opdracht.

Sommige van onze leveranciers of communicatie- en IT-dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken in of toegankelijk maken vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij er voor zover wij daarvoor verantwoordelijk zijn voor dat hiervoor een geldige juridische basis en passende waarborgen bestaan, bijvoorbeeld:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• of een andere wettelijk toegestane doorgiftemethode.

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele cookies kunnen worden gebruikt wanneer deze noodzakelijk zijn voor de correcte werking van de website.

Voor analytische, marketing- of trackingtechnieken waarvoor volgens de toepasselijke wetgeving toestemming vereist is, worden deze technieken pas gebruikt nadat daarvoor toestemming is verkregen.

Wanneer de website gebruikmaakt van dergelijke technieken, kan aanvullende informatie over de gebruikte cookies, aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen worden weergegeven in de cookie-instellingen of een afzonderlijk cookiebeleid.

U kunt een eerder gegeven toestemming voor niet-noodzakelijke cookies via de beschikbare cookie-instellingen wijzigen of intrekken.

LucentDetail neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• ongeoorloofde wijziging;
• openbaarmaking;
• misbruik;
• vernietiging.

Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en partijen die deze gegevens daadwerkelijk nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Geen enkel digitaal systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.

Afhankelijk van de situatie heeft u op grond van de AVG onder andere het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• onvolledige persoonsgegevens aan te laten vullen;
• persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer aan de wettelijke voorwaarden daarvoor is voldaan;
• de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens te laten overdragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Deze rechten zijn niet absoluut. Wij kunnen bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren, ook wanneer om verwijdering wordt gevraagd.

Een verzoek kan worden ingediend via: info@lucentdetail.nl

Om misbruik te voorkomen kunnen wij aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.

Wij reageren binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kunt u vanwege redenen die verband houden met uw specifieke situatie bezwaar maken tegen deze verwerking.

Wij zullen vervolgens beoordelen of onze gerechtvaardigde gronden zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of dat verdere verwerking noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

U bent niet in alle gevallen verplicht persoonsgegevens aan ons te verstrekken.

Bepaalde gegevens zijn echter noodzakelijk om een aanvraag te beoordelen, een overeenkomst aan te gaan of een behandeling correct uit te voeren.

Wanneer noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kan het daardoor onmogelijk zijn om een offerte op te stellen, een afspraak te bevestigen of bepaalde diensten uit te voeren.

Heeft u vragen of klachten over de wijze waarop LucentDetail met uw persoonsgegevens omgaat, neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via: info@lucentdetail.nl

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens

Meer informatie over het indienen van een klacht is beschikbaar via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

LucentDetail kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, systemen of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd. De datum bovenaan deze privacyverklaring geeft aan wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.